Gestión Documental
La gestión documental o de la documentación es parte de los Sistemas de Gestión de Calidad que se implementan en las organizaciones. Los sistemas de gestión de calidad e inocuidad deben implementarse, validarse, verificarse y documentarse.
Estimados Emprendedores:
La empresa debe identificar qué tipo de documento requiere para gestionar con éxito su sistema de gestión de calidad e inocuidad. Por esta razón, les dejamos directrices para desarrollar documentos en su empresa.
Gestión Documental
En términos generales, es necesario desarrollar y aplicar un documento cuando de este depende la ejecución de las actividades en forma coherente, para el cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos propios que la organización ha establecido.
Los documentos que se desarrollan en un Sistema de Gestión de Calidad son los siguientes:
- Manuales
- Procedimientos
- Instructivos
- Formatos – registros
- Planes
- Protocolos
- Programas, entre otros
Referencias para la documentación
La extensión de la documentación del Sistema de Gestión que la organización implemente debe estar acorde a su tamaño, es así que, el volumen o cantidad de documentos se reduce cuando se trata de una organización pequeña, que tiene personal limitado.
Lo mismo ocurre cuando se considera la complejidad del proceso productivo, por lo que, existirán procesos más complejos que otros que requieran mayores especificaciones de cumplimiento y con ello mayor número de procedimientos, registros, instructivos.
La cantidad de documentación también se ve afectada por la competencia del personal que colabora con la organización, en algunos casos será necesario detallar un poco más ciertos documentos para que su aplicación sea efectiva y el sistema se mejore continuamente.
Beneficios de la gestión documental
Desarrollar y aplicar documentos en la empresa ayuda a definir la manera de como hacer las cosas, permite poner las reglas claras para realizar las actividades siempre de la misma manera. Cumpliendo así estándares establecidos para obtener un producto final que tenga siempre las mismas características valoradas por el cliente, también permite asegurar que las partes interesadas (personal, proveedores) estén conscientes de lo que se requiere para que el sistema funcione.
Se establecen especificaciones para que el proveedor cumpla durante la recepción de la materia prima e insumos, el personal tendrá reglas para manipular superficies, materias primas, insumos, para ejecutar procesos de limpieza y desinfección, para su cuidado personal, para el cuidado de su salud, para su formación, entrenamiento, capacitación.
La documentación ayuda a mejorar continuamente el sistema de gestión.
- Se mejora lo que se conoce.
- Se controla lo que se conoce.
- Se conoce lo que se documenta.
La documentación en formato electrónico (disco duro, flash memory, CD, nube) permite tener acceso a la información en el lugar y a la hora en que se necesite, también permite controlar más fácilmente los cambios y realizarlos en el menor tiempo posible. La distribución se hace más eficiente pudiendo ser enviada por medios electrónicos (correo, medios virtuales compartidos), la gestión de los documentos obsoletos se hace rápidamente, evitando de esta manera su uso y con esto, desviaciones o no conformidades en el sistema.
Tenga en cuenta
El medio impreso se presenta como una herramienta clásica y mayormente usada e incluso necesaria cuando se trata de registros que deben ser gestionados en el momento y deben estar disponibles en el sitio de trabajo.
Un procedimiento es por definición una forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso, asignando autoridades y responsabilidades y, detallando que utilizar para hacer esa actividad, los procedimientos no necesariamente deben estar documentados, por lo que podemos tener procedimientos que no estén descritos en un medio electrónico o físico.
Los responsables de procesos deben conocer los requisitos de la norma que se ha implementado en la organización para el desarrollo eficaz de los procedimientos, debido a que es necesario interpretar y aplicar los requisitos a la realidad y las necesidades de la empresa. Cada responsable de proceso debe desarrollar los procedimientos con la ayuda de sus colaboradores, quienes deben revisar y validar la información que se ha incluido en el procedimiento para que se ajuste a lo que realmente se hace.
Recomendaciones para redactar un documento
- Definir un formato común en la organización.
- Escribirlo en tiempo presente.
- Escribirlo en tercera persona.
- Debe ser claro, entendible y amigable.
- Considerar la ortografía.
Esperamos la información les pueda ser de mucha ayuda.
¡Cualquier inquietud o recomendación que tenga para nosotros, por favor déjenos en los comentarios!
